La mayoría de los sistemas de productividad son demasiado complicados. GTD tiene decenas de listas. El bloqueo de tiempo requiere una gestión constante del calendario. El Bullet Journal se convierte en un proyecto de arte.
La regla 1-3-5 supera todo eso. Cada día eliges 9 tareas: 1 grande, 3 medianas y 5 pequeñas. Hecho. Ese es todo el sistema.
Es estúpidamente simple. Y funciona.
1
Gran tarea
Lo único que hará que hoy se sienta productivo. Requiere más de 2 horas de trabajo concentrado.
3
Tareas medianas
Importante pero más pequeño. Tómate entre 30 y 60 minutos cada uno. Apoya tus proyectos y metas.
5
Pequeñas tareas
Victorias rápidas. Menos de 15 minutos cada uno. Correos electrónicos, llamadas, administración, seguimientos rápidos.
Por qué funciona el 1-3-5
1. Obliga a priorizar
No se puede poner todo en la categoría "grande". Tener solo un espacio para tareas grandes te obliga a decidir qué es lo que realmente importa más. Esta es la parte más difícil de la productividad: elegir qué NO hacer.
2. Coincide con los niveles de energía
No tienes un enfoque ilimitado. La estructura 1-3-5 reconoce que usted tiene tal vez de 2 a 4 horas de energía cognitiva máxima por día (para la tarea grande), más un tiempo de concentración medio, además de muchos pequeños espacios para tareas pequeñas.
3. Es alcanzable
Nueve tareas parecen muchas, pero la combinación es realista. Terminarás la mayoría de los días habiendo completado tu lista. Ese sentimiento de logro genera impulso y motivación.
4. Previene el agobio
Una lista de tareas pendientes con 30 cosas es paralizante. Nueve elementos son manejables. Puedes ver la línea de meta.
Las matemáticas funcionan: 1 tarea grande (2-3 horas) + 3 tareas medianas (1,5-3 horas) + 5 tareas pequeñas (30-60 minutos) = aproximadamente 4-7 horas de trabajo productivo. Esa es una jornada laboral realista.
Cómo categorizar tareas
Grandes Tareas (1 por día)
- Requiere más de 2 horas de trabajo concentrado e ininterrumpido
- Hacer avanzar proyectos importantes de manera significativa
- A menudo implican pensamiento profundo, creación o resolución de problemas.
- Ejemplos: redactar un informe, crear una función, crear una presentación, planificación estratégica
Tareas Medianas (3 por día)
- Tómate entre 30 y 60 minutos
- Requiere algo de concentración pero no trabajo profundo
- Apoyar proyectos y responsabilidades en curso.
- Ejemplos: revisar documentos, prepararse para una reunión, investigar un tema, escribir un borrador de correo electrónico
Pequeñas tareas (5 por día)
- Menos de 15 minutos cada uno
- A menudo administrativo o rutinario.
- Se puede hacer entre otros trabajos.
- Ejemplos: Responder a un correo electrónico, Realizar una llamada telefónica, Programar una cita, Archivar gastos
Ejemplo 1-3-5 Día
El día del gerente de producto
Grande: Escriba PRD para una nueva función (2,5 horas)
Medio: Revisar maquetas de diseño y brindar comentarios (45 min)
Medio: Preparar diapositivas para la reunión de partes interesadas (40 min)
Medio: Analizar las métricas de usuario de la semana pasada (30 min)
Pequeño: Responder a las preguntas de ingeniería de Slack
Pequeño: Horario 1:1 con nuevo miembro del equipo
Pequeño: Actualizar tickets de Jira para sprint
Pequeño: Reenviar artículo relevante al equipo
Pequeño: Reservar sala de conferencias para el jueves
Las mejores aplicaciones para la planificación 1-3-5
Gratis / $2.99 Pro
Funtasking
Si bien Funtasking no tiene una plantilla 1-3-5 incorporada, su enfoque complementa bien el método. Puede etiquetar tareas por nivel de prioridad y la rueda de equilibrio de vida garantiza que sus 9 tareas diarias abarquen diferentes áreas de la vida, no solo el trabajo.
El suave enfoque de productividad significa que no se sentirá culpable cuando los días no transcurran perfectamente. Y la gamificación añade un elemento divertido sin crear presión.
Lo mejor para: Personas que desean simplicidad 1-3-5 más seguimiento del equilibrio de vida.
Gratis
Lista 1-3-5 (aplicación web)
Una aplicación web muy sencilla creada específicamente para el método 1-3-5. Nada más. Obtienes exactamente 9 espacios para tareas en las categorías correctas. Reiniciar diariamente.
Lo mejor para: Minimalistas que quieren cero fricciones y sin funciones adicionales.
Gratis / Premium
Todoist con etiquetas
Utiliza los niveles o etiquetas de prioridad de Todoist para implementar 1-3-5. Cree un filtro que muestre solo las tareas de hoy agrupadas por prioridad. No está diseñado específicamente para este método, pero es lo suficientemente flexible como para que funcione.
Lo mejor para: Usuarios de Todoist que quieran probar 1-3-5 sin cambiar de aplicación.
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papel
En serio. Un trozo de papel con tres secciones funciona perfectamente para el 1-3-5. Dibuja líneas, escribe tareas. No hay aplicación para configurar. Sin notificaciones. Solo tú y tu lista.
Lo mejor para: Personas que piensan mejor con lápiz y papel, o que quieren reducir el tiempo frente a la pantalla.
1-3-5 consejos y trucos
Planifica la noche anterior
Decide tus 9 tareas antes de irte a dormir. Tu cerebro matutino puede ponerse directamente a la acción en lugar de planificar.
Haz la gran tarea primero
Tu mejor energía suele ser por la mañana. No lo desperdicies en pequeñas tareas. Ataca al grande mientras estás fresco.
Deje un pequeño espacio para tareas vacío
Surgen cosas inesperadas. Tener un búfer evita que su lista explote.
Está bien no terminar
Algunos días solo completarás 6 o 7 tareas. Está bien. El sistema es una guía, no una camisa de fuerza.
Error común: Disfrazar tareas medianas como tareas pequeñas. "Responder a correos electrónicos" suena pequeño, pero si lleva 45 minutos, es una tarea mediana. Sea honesto acerca del tamaño de las tareas o se comprometerá demasiado constantemente.
1-3-5 combinado con Life Balance
Una mejora a la regla estándar 1-3-5: asegúrese de que sus tareas abarquen múltiples áreas de la vida, no solo el trabajo.
La rueda de propósitos de Funtasking identifica 8 áreas de la vida: carrera, salud, relaciones, finanzas, crecimiento personal, diversión, medio ambiente y contribución. Intenta incluir al menos 2 o 3 áreas diferentes en tus 9 tareas diarias.
Ejemplo de día equilibrado:
- Grande (Trabajo): propuesta de proyecto completa
- Medio (Salud): entrenamiento de 30 minutos
- Medio (Relaciones): llama a mamá
- Medio (Trabajo): Revisar el desempeño del equipo
- Pequeño (Finanzas): Pagar factura de tarjeta de crédito
- Pequeño (Medio Ambiente): escritorio ordenado
- Pequeño (Trabajo): Responder al correo electrónico del cliente
- Pequeño (Crecimiento personal): Leer 10 páginas
- Pequeño (divertido): Mira un episodio del programa sin sentirte culpable
Esto evita la trampa común de ser "productivo" en el trabajo mientras el resto de su vida se desmorona.
Planificación sencilla, vida equilibrada
Funtasking te ayuda a realizar un seguimiento de las tareas en todas las áreas de la vida, no solo en el trabajo.
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