David Allen, autor de "Getting Things Done", llama a la revisión semanal el "factor crítico de éxito" de GTD. No está exagerando. Omítelo durante algunas semanas y observe cómo su sistema se desmorona.
Pero aquí está el problema: la mayoría de la gente encuentra abrumadora la revisión semanal. Se lo saltan porque les parece una tarea ardua. Esta guía le mostrará cómo hacerlo de manera eficiente e incluso lo convertirá en algo que espera con ansias.
¿Qué es una revisión semanal? Es un tiempo dedicado (30 a 90 minutos) para alejarse del ajetreo diario, revisar la semana pasada, limpiar sus bandejas de entrada físicas y mentales, actualizar su sistema de tareas y planificar la próxima semana. Piense en ello como un mantenimiento para su cerebro.
Por qué es importante la revisión semanal
Sin revisiones periódicas, suceden varias cosas:
- Las tareas pasan desapercibidas. ¿Eso que pretendías hacer? Olvidado en una nota aleatoria en alguna parte.
- Los proyectos se estancan. Sin comprobar el progreso, los proyectos pierden impulso sin que te des cuenta.
- El estrés aumenta. Esa vaga sensación de "me estoy olvidando de algo" nunca desaparece.
- Su sistema deja de ser confiable. Si no confías en tus listas, dejas de usarlas.
La revisión semanal soluciona todo esto. Es el botón de reinicio el que mantiene todo funcionando.
Las tres fases de la revisión semanal
David Allen divide la revisión semanal en tres fases: ser claro, ponerse al día y ser creativo. Así es como funciona cada uno.
Fase 1
aclararse
15-20 minutos
Esta fase consiste en capturar todo lo que ha estado flotando sin capturar y procesarlo en su sistema.
1. Recoge papeles y materiales sueltos
Reúna todas esas notas adhesivas, recibos, tarjetas de presentación y recortes aleatorios en una sola pila. Ponlos en tu bandeja de entrada física.
2. Procesa tus bandejas de entrada a cero
Revise su bandeja de entrada de correo electrónico, su bandeja de entrada física y cualquier otra bandeja de entrada (Slack, aplicación de notas, etc.). Para cada elemento, decida:
- ¿Es procesable? En caso afirmativo, hazlo (en menos de 2 minutos), delégalo o agrégalo a tu lista de tareas.
- ¿Es referencia? Archivarlo
- ¿Es basura? eliminarlo
3. Vacía tu cabeza
Haz un volcado de cerebros. ¿Qué te ha estado molestando? ¿Qué le dijiste a alguien que harías? ¿Qué tienes en mente que no haya sido capturado? Anótelo todo y procese cada elemento.
Fase 2
Ponte al día
20-30 minutos
Esta fase garantiza que todas sus listas y sistemas estén actualizados y que no se haya escapado nada.
1. Revisa tu calendario
Semana pasada: ¿Algo creó nuevas acciones? ¿Necesitas dar seguimiento a las reuniones?
Próximas semanas: ¿Qué hay en el horizonte? ¿Qué trabajo de preparación se necesita?
2. Revisa tus listas de acciones
Revise cada lista (próximas acciones, esperando, algún día/tal vez). Marque lo que se ha hecho. Elimina lo que ya no es relevante. Añade lo que falta.
3. Revisa tu lista de proyectos
Para cada proyecto activo, pregunte: ¿Cuál es la siguiente acción? ¿Este proyecto sigue siendo relevante? ¿Está atascado? Cada proyecto necesita al menos una próxima acción clara.
4. Revisa tu lista de espera
¿Qué esperas de los demás? ¿Hay algo que necesite un seguimiento? Agregue acciones de seguimiento cuando sea necesario.
Fase 3
Sea creativo
10-15 minutos
Esta fase eleva su perspectiva de las tareas al panorama más amplio.
1. Revisa tus objetivos y visión.
Mire sus objetivos de 1 año, 3 años o más largo plazo. ¿Tus proyectos y acciones actuales te están llevando hacia ellos?
2. Revisar algún día/tal vez la lista
¿Hay algo que estés listo para activar ahora? ¿Algo que deba eliminarse?
3. Sea creativo y valiente
¿Hay nuevas ideas que capturar? ¿Proyectos que has estado evitando? ¿Sueños que no has reconocido?
Preguntas de revisión semanal
Utilice estas preguntas para guiar su revisión:
Preguntas de reflexión (mirando hacia atrás)
- ¿Qué funcionó bien esta semana?
- ¿Qué no salió según lo planeado? ¿Por qué?
- ¿Qué aprendí?
- ¿De qué estoy orgulloso?
- ¿Qué haría diferente?
Preguntas de planificación (de cara al futuro)
- ¿Cuáles son mis 3 prioridades principales para la próxima semana?
- ¿Qué podría obstaculizar esas prioridades?
- ¿Qué puedo hacer para que la próxima semana sea más fácil?
- ¿Qué estoy esperando?
- ¿A qué necesito decir que no?
Preguntas sobre el equilibrio de la vida
- ¿Cómo me fue en todas las áreas de la vida (trabajo, salud, relaciones, etc.)?
- ¿Qué áreas necesitan más atención la próxima semana?
- ¿Me estoy dirigiendo hacia alguna parte hacia el agotamiento?
- ¿Qué me haría sentir más equilibrado?
Cuándo hacer su revisión semanal
No existe un momento "correcto", pero las opciones comunes son:
- Viernes por la tarde: Cierra la semana laboral con la mente despejada. Comienza el fin de semana sin cabos sueltos que te molesten.
- Domingo por la noche: Prepárate para el lunes para que puedas empezar a trabajar. Elección popular para muchos.
- Sábado por la mañana: Utilice la calma del comienzo del fin de semana para reflexionar. Es bueno si el trabajo se prolonga hasta el viernes por la noche.
Consejo profesional: Bloquéalo en tu calendario como un evento recurrente. Trátelo como algo no negociable como una cita con el médico. Si "lo haces cuando tienes tiempo", nunca tendrás tiempo.
Hacer que la revisión semanal sea agradable
Si su revisión semanal le parece una tarea ardua, la omitirá. A continuación te explicamos cómo convertirlo en algo que esperas con ansias:
1. Crea un ritual
Ve a tu cafetería favorita. Pon música específica. Prepara una bebida especial. El ritual crea asociaciones positivas.
2. Sea breve
Una revisión de 30 minutos realizada cada semana es mejor que una revisión de 2 horas que te saltas. Comience con lo esencial y amplíelo sólo si es necesario.
3. Termina con algo positivo
Celebre las victorias de la semana pasada. Anota aquello por lo que estás agradecido. Termine la revisión sintiéndose bien, no estresado.
4. Utilice una plantilla o lista de verificación
No reinventes el proceso cada vez. Utilice una lista de verificación (como los pasos anteriores) para que pueda recorrerla de manera eficiente.
Error común: Intentando hacer demasiado durante la revisión. La revisión semanal es para revisar y planificar, no para realizar todas tus tareas. Si descubre 20 cosas que necesita hacer, agréguelas a sus listas y hágalas durante la semana, no ahora.
El enfoque divertido para la revisión semanal
Funtasking incorpora el pensamiento de revisión semanal en su diseño central a través de la Rueda de Propósitos. En lugar de simplemente revisar las tareas, revisa el equilibrio de su vida en 8 áreas clave:
- Carrera: ¿Cómo fue el trabajo? ¿Qué necesita atención?
- Salud: ¿Hice ejercicio? ¿Dormir bien? ¿Comer bien?
- Relaciones: ¿Pasé tiempo de calidad con personas importantes?
- Finanzas: ¿Estoy en el buen camino? ¿Alguna acción necesaria?
- Crecimiento personal: ¿Aprendí algo? ¿Progresar en habilidades?
- Diversión/Recreación: ¿Realmente lo disfruté esta semana?
- Medio ambiente: ¿Mi espacio me apoya?
- Contribución: ¿Retribuí de alguna manera?
Esta visión más amplia evita la trampa común de tener una semana "productiva" en el trabajo mientras todo lo demás se desmorona. El enfoque amable de Funtasking también significa que no te sientes culpable por las áreas que recibieron menos atención; simplemente las notas y te adaptas para la próxima semana.
Plantilla de revisión semanal (versión de 30 minutos)
Lista de verificación de revisión semanal rápida
- Limpiar bandejas de entrada (correo electrónico, físico, notas) - 10 min
- Revisar calendario (la semana pasada para seguimientos, la próxima semana para preparación) - 5 min
- Revisar listas de tareas (marque Listo, agregue nuevo, elimine obsoleto) - 5 min
- Revisar proyectos (asegúrese de que cada uno tenga una siguiente acción) - 5 min
- Identificar las 3 prioridades principales para la próxima semana - 3 min
- Tenga en cuenta una victoria de la semana pasada - 2 min
Facilite las revisiones semanales
Funtasking te ayuda a realizar un seguimiento del equilibrio de tu vida para que tu revisión semanal cubra el panorama completo.
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