Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок», называет еженедельный обзор «важнейшим фактором успеха» GTD. Он не преувеличивает. Пропустите это на несколько недель и наблюдайте, как ваша система развалится.
Но вот проблема: большинство людей считают еженедельный обзор утомительным. Они пропускают это, потому что это кажется рутинной работой. Это руководство покажет вам, как сделать это эффективно и даже сделать это тем, чего вы с нетерпением ждете.
Что такое еженедельный обзор? Это выделенное время (30–90 минут), чтобы отвлечься от повседневной суеты, подвести итоги прошедшей недели, очистить свои умственные и физические почтовые ящики, обновить систему задач и спланировать предстоящую неделю. Воспринимайте это как уход за своим мозгом.
Почему еженедельный обзор важен
Без регулярных проверок происходит несколько вещей:
- Задачи проваливаются. То, что ты хотел сделать? Забыл где-то в случайной заметке.
- Проекты застопорились. Без контроля прогресса проекты теряют темп, даже если вы этого не замечаете.
- Стресс накапливается. Это смутное чувство «я что-то забыл» никогда не исчезает.
- Ваша система становится ненадежной. Если вы не доверяете своим спискам, вы перестанете ими пользоваться.
Еженедельный обзор все это исправляет. Это кнопка сброса, благодаря которой все работает.
Три фазы еженедельного обзора
Дэвид Аллен разбивает еженедельный обзор на три этапа: «Проясните ситуацию», «Познакомьтесь с информацией» и «Проявите творческий подход». Вот как каждый из них работает.
Этап 1
Получить ясность
15-20 минут
На этом этапе речь идет о захвате всего, что было незахваченным, и обработке этого в вашей системе.
1. Соберите разбросанные бумаги и материалы.
Соберите все эти стикеры, квитанции, визитки и случайные обрывки в одну кучу. Поместите их в свой физический почтовый ящик.
2. Обработайте входящие сообщения до нуля
Просмотрите свой почтовый ящик электронной почты, физический почтовый ящик и любые другие почтовые ящики (Slack, приложение для заметок и т. д.). По каждому пункту определите:
- Это действенно? Если да, сделайте это (менее 2 минут), делегируйте это или добавьте в свой список задач.
- Это ссылка? Сохраните это
- Это мусор? Удалить это
3. Опустошите голову
Сделайте сброс мозгов. Что тебя раздражает? Что ты сказал кому-то, что сделаешь? Что у вас на уме, что не было заснято? Запишите все это и обработайте каждый пункт.
Этап 2
Будьте в курсе
20-30 минут
Этот этап гарантирует, что все ваши списки и системы обновлены и ничего не ускользнуло.
1. Просмотрите свой календарь
Прошедшая неделя: Создало ли что-нибудь новые действия? Вам нужно следить за ходом встреч?
Ближайшие недели: Что на горизонте? Какие подготовительные работы необходимы?
2. Просмотрите свои списки действий
Просмотрите каждый список (следующие действия, ожидание, когда-нибудь/может быть). Отметьте, что сделано. Удалите то, что уже неактуально. Добавьте то, чего не хватает.
3. Просмотрите список своих проектов
По каждому активному проекту спрашивайте: «Какое следующее действие?» Этот проект еще актуален? Оно застряло? Каждому проекту необходимо как минимум одно четкое следующее действие.
4. Просмотрите свой список ожидания
Чего вы ждете от других? Что-то требует дальнейшего наблюдения? При необходимости добавьте последующие действия.
Этап 3
Проявите творческий подход
10-15 минут
На этом этапе вы переходите от задач к более широкой картине.
1. Пересмотрите свои цели и видение
Посмотрите на свои цели на 1 год, 3 года или более долгосрочную перспективу. Подталкивают ли вас к ним ваши текущие проекты и действия?
2. Пересмотрите список «когда-нибудь/возможно»
Есть ли что-нибудь, что вы готовы активировать? Что-нибудь, что следует удалить?
3. Будьте изобретательны и смелы
Есть ли новые идеи, которые стоит запечатлеть? Проекты, которых вы избегали? Мечты, которые вы не признали?
Еженедельные обзорные вопросы
Используйте эти вопросы, чтобы составить обзор:
Вопросы для размышления (Оглядываясь назад)
- Что сработало хорошо на этой неделе?
- Что пошло не так, как планировалось? Почему?
- Чему я научился?
- Чем я горжусь?
- Что бы я сделал по-другому?
Вопросы планирования (в перспективе)
- Каковы мои три главных приоритета на следующую неделю?
- Что может помешать этим приоритетам?
- Что я могу сделать, чтобы облегчить следующую неделю?
- Чего я с нетерпением жду?
- Чему мне нужно сказать нет?
Вопросы о жизненном балансе
- Как у меня дела во всех сферах жизни (работа, здоровье, отношения и т. д.)?
- Какие области требуют большего внимания на следующей неделе?
- Иду ли я где-нибудь к выгоранию?
- Что поможет мне чувствовать себя более уравновешенным?
Когда делать еженедельный обзор
Не существует «правильного» времени, но распространены следующие варианты:
- Пятница, полдень: Завершите рабочую неделю с ясным умом. Начните выходные без ненужных дел.
- Воскресенье вечером: Подготовьтесь к понедельнику, чтобы сразу взяться за дело. Популярный выбор для многих.
- Субботнее утро: Используйте спокойствие начала выходных для размышлений. Хорошо, если работа продлится до вечера пятницы.
Совет для профессионалов: Заблокируйте это событие в своем календаре как повторяющееся событие. Относитесь к этому как к неотложному обращению к врачу. Если вы «делаете это, когда у вас есть время», у вас никогда не будет времени.
Как сделать еженедельный обзор приятным
Если ваш еженедельный обзор кажется вам рутинной работой, пропустите его. Вот как сделать это тем, чего вы с нетерпением ждете:
1. Создайте ритуал
Сходите в любимую кофейню. Включите конкретную музыку. Приготовьте особенный напиток. Ритуал вызывает положительные ассоциации.
2. Будьте краткими
30-минутный обзор, проводимый каждую неделю, лучше, чем двухчасовой обзор, который вы пропустите. Начните с самого необходимого и расширяйте только при необходимости.
3. Закончите чем-нибудь позитивным
Отпразднуйте победы прошлой недели. Обратите внимание, за что вы благодарны. Завершите обзор, чувствуя себя хорошо, без стресса.
4. Используйте шаблон или контрольный список
Не изобретайте процесс каждый раз заново. Используйте контрольный список (например, описанные выше шаги), чтобы вы могли эффективно его выполнять.
Распространенная ошибка: Пытаюсь сделать слишком много во время обзора. Еженедельный обзор предназначен для анализа и планирования, а не для выполнения всех ваших задач. Если вы обнаружите 20 дел, которые нужно сделать, добавьте их в свои списки и делайте в течение недели, а не прямо сейчас.
Funtasking-подход к еженедельному обзору
Funtasking включает в себя еженедельный обзор в свой основной дизайн с помощью «Колеса целей». Вместо простого просмотра задач вы анализируете свой жизненный баланс по 8 ключевым областям:
- Карьера: Как прошла работа? Что требует внимания?
- Здоровье: Я занимался спортом? Спокойной ночи? Хорошо питаться?
- Отношения: Провел ли я время с важными людьми?
- Финансы: Я на правильном пути? Какие-то действия нужны?
- Личностный рост: Я чему-то научился? Добиться прогресса в навыках?
- Развлечения/Отдых: Действительно ли мне понравилось на этой неделе?
- Окружающая среда: Поддерживает ли меня мое пространство?
- Вклад: Я как-то отдал долг?
Этот более широкий взгляд предотвращает распространённую ловушку «продуктивной» недели на работе, в то время как всё остальное разваливается. Мягкий подход Funtasking также означает, что вы не чувствуете вины за области, которым уделяется меньше внимания — вы просто замечаете их и корректируете к следующей неделе.
Шаблон еженедельного обзора (30-минутная версия)
Контрольный список для быстрого еженедельного обзора
- Очистить входящие (электронная почта, физический адрес, заметки) – 10 мин.
- Обзор календаря (на прошлой неделе для последующего наблюдения, на следующей неделе для подготовки) – 5 мин.
- Просмотрите списки задач (отметить выполненное, добавить новое, удалить устаревшее) – 5 мин.
- Обзор проектов (убедитесь, что у каждого есть следующее действие) – 5 мин.
- Определите три главных приоритета на следующую неделю - 3 мин.
- Обратите внимание на одну победу за прошедшую неделю - 2 мин.
Сделайте еженедельные обзоры проще
Funtasking помогает вам отслеживать жизненный баланс, поэтому ваш еженедельный обзор охватывает всю картину.
Попробуйте Funtasking бесплатно
Похожие статьи
