"Getting Things Done" kitabının yazarı David Allen, haftalık incelemeyi GTD için "kritik başarı faktörü" olarak adlandırıyor. Abartmıyor. Birkaç hafta atlayın ve sisteminizin parçalanmasını izleyin.
Ancak sorun şu: çoğu insan haftalık incelemeyi bunaltıcı buluyor. Bir angarya gibi geldiği için bunu atlıyorlar. Bu kılavuz size bunu nasıl verimli bir şekilde yapacağınızı ve hatta bunu dört gözle beklediğiniz bir şeye nasıl dönüştüreceğinizi gösterecek.
Haftalık inceleme nedir? Günlük meşguliyetten bir adım geri çekilmek, geçen haftayı gözden geçirmek, zihinsel ve fiziksel gelen kutularınızı temizlemek, görev sisteminizi güncellemek ve önümüzdeki hafta için plan yapmak için ayrılmış bir zamandır (30-90 dakika). Bunu beyninizin bakımı olarak düşünün.
Haftalık İnceleme Neden Önemlidir?
Düzenli incelemeler olmazsa birkaç şey olur:
- Görevler çatlaklardan düşer. Yapmayı planladığın şey mi? Bir yerlerde rastgele bir notta unutulmuş.
- Projeler duruyor. İlerleme durumu kontrol edilmediğinde, projeler siz fark etmeden ivme kaybeder.
- Stres oluşur. O belirsiz "Bir şeyi unutuyorum" duygusu hiçbir zaman kaybolmaz.
- Sisteminiz güvenilmez hale gelir. Listelerinize güvenmiyorsanız onları kullanmayı bırakırsınız.
Haftalık inceleme tüm bunları düzeltir. Her şeyin çalışır durumda kalmasını sağlayan sıfırlama düğmesidir.
Haftalık İncelemenin Üç Aşaması
David Allen haftalık incelemeyi üç aşamaya ayırıyor: Net Olun, Güncel Olun ve Yaratıcı Olun. Her birinin nasıl çalıştığı aşağıda açıklanmıştır.
Aşama 1
Temizle
15-20 dakika
Bu aşama, yakalanmadan etrafta dolaşan her şeyin yakalanması ve sisteminize işlenmesiyle ilgilidir.
1. Dağınık kağıtları ve malzemeleri toplayın
Tüm bu yapışkan notları, makbuzları, kartvizitleri ve rastgele notları tek bir yığın halinde toplayın. Bunları fiziksel gelen kutunuza koyun.
2. Gelen kutularınızı sıfıra işleyin
E-posta gelen kutunuza, fiziksel gelen kutunuza ve diğer gelen kutularınıza (Slack, notlar uygulaması vb.) göz atın. Her öğe için aşağıdakilere karar verin:
- İşlem yapılabilir mi? Cevabınız evet ise, yapın (2 dakikadan az), yetki verin veya görev listenize ekleyin
- Referans mı? Dosyala
- Çöp mü? Sil onu
3. Kafanızı boşaltın
Beyin dökümü yapın. Seni rahatsız eden ne? Birine ne yapacağını söyledin? Aklınızda yakalanmayan ne var? Hepsini yazın ve her bir öğeyi işleyin.
Aşama 2
Güncel Ol
20-30 dakika
Bu aşama, tüm listelerinizin ve sistemlerinizin güncel olmasını ve hiçbir şeyin kaymamasını sağlar.
1. Takviminizi gözden geçirin
Geçen hafta: Yeni eylemler yaratan bir şey oldu mu? Toplantıları takip etmeniz gerekiyor mu?
Önümüzdeki haftalar: Ufukta ne var? Hangi hazırlık çalışmasına ihtiyaç var?
2. Eylem listelerinizi gözden geçirin
Her listeyi gözden geçirin (sonraki eylemler, beklemek, bir gün/belki). Ne yapıldığını kontrol edin. Artık alakalı olmayan şeyleri kaldırın. Eksik olanı ekleyin.
3. Proje listenizi gözden geçirin
Her aktif proje için şunu sorun: Bir sonraki eylem nedir? Bu proje hâlâ geçerli mi? Sıkışmış mı? Her projenin en az bir net sonraki eyleme ihtiyacı vardır.
4. Bekleme listenizi gözden geçirin
Başkalarından ne bekliyorsun? Takip gerektiren bir şey var mı? Gerektiğinde takip eylemlerini ekleyin.
Aşama 3
Yaratıcı Olun
10-15 dakika
Bu aşama, bakış açınızı görevlerden daha büyük resme yükseltir.
1. Hedeflerinizi ve vizyonunuzu gözden geçirin
1 yıllık, 3 yıllık veya daha uzun vadeli hedeflerinize bakın. Mevcut projeleriniz ve eylemleriniz sizi onlara doğru yönlendiriyor mu?
2. Bir gün/belki listesini gözden geçirin
Artık etkinleştirmeye hazır olduğunuz bir şey var mı? Silinmesi gereken bir şey var mı?
3. Yaratıcı ve cesur olun
Yakalanacak yeni fikirler var mı? Kaçındığınız projeler? Kabul etmediğiniz rüyalar mı?
Haftalık İnceleme Soruları
İncelemenize rehberlik etmesi için şu soruları kullanın:
Düşünme Soruları (Geriye dönüp baktığımızda)
- Bu hafta ne işe yaradı?
- Ne planlandığı gibi gitmedi? Neden?
- Ne öğrendim?
- Neyle gurur duyuyorum?
- Neyi farklı yapardım?
Planlama Soruları (İleriye Bakış)
- Gelecek hafta için ilk 3 önceliğim nedir?
- Bu önceliklerin önüne neler geçebilir?
- Gelecek haftayı kolaylaştırmak için ne yapabilirim?
- Neyi sabırsızlıkla bekliyorum?
- Neye hayır demem gerekiyor?
Yaşam Dengesi Soruları
- Tüm yaşam alanlarında (iş, sağlık, ilişkiler vb.) nasıldım?
- Gelecek hafta hangi alanlara daha fazla ilgi gösterilmesi gerekiyor?
- Herhangi bir yerde tükenmişliğe doğru mu gidiyorum?
- Kendimi daha dengeli hissetmemi ne sağlar?
Haftalık İncelemenizi Ne Zaman Yapmalısınız?
"Doğru" bir zaman yoktur, ancak yaygın seçimler şunlardır:
- Cuma öğleden sonra: Çalışma haftasını net bir zihinle kapatın. Hafta sonuna, sizi rahatsız eden yarım kalmış işler olmadan başlayın.
- Pazar akşamı: Pazartesi gününe hazırlanın, böylece koşarak işe başlayabilirsiniz. Birçokları için popüler seçim.
- Cumartesi sabahı: Düşünmek için hafta sonunun ilk günlerinin sakinliğini kullanın. Eğer iş Cuma akşamına kadar devam ederse iyi olur.
Profesyonel ipucu: Tekrarlanan bir etkinlik olarak takviminizde engelleyin. Buna doktor randevusu gibi pazarlık konusu yapılamaz. Eğer "zamanınız olduğunda yaparsanız" hiçbir zaman vaktiniz olmaz.
Haftalık İncelemeyi Keyifli Hale Getirmek
Haftalık incelemeniz bir angarya gibi geliyorsa, onu atlayacaksınız. İşte bunu sabırsızlıkla beklediğiniz bir şeye nasıl dönüştüreceğiniz:
1. Bir ritüel yaratın
En sevdiğiniz kafeye gidin. Belirli bir müzik açın. Özel bir içecek yap. Ritüel olumlu çağrışımlar yaratır.
2. Kısa tutun
Her hafta yapılan 30 dakikalık inceleme, atladığınız 2 saatlik incelemeden üstündür. Temel bilgilerle başlayın ve yalnızca gerekirse genişletin.
3. Olumlu bir şeyle bitirin
Geçen haftanın galibiyetlerini kutlayın. Neye minnettar olduğunuzu not edin. İncelemeyi stresli değil, iyi hissederek bitirin.
4. Bir şablon veya kontrol listesi kullanın
Her seferinde süreci yeniden icat etmeyin. Verimli bir şekilde ilerleyebilmeniz için bir kontrol listesi (yukarıdaki adımlar gibi) kullanın.
Yaygın hata: İnceleme sırasında çok fazla şey yapmaya çalışıyorum. Haftalık inceleme, tüm görevlerinizi yerine getirmek için değil, gözden geçirmek ve planlamak içindir. Yapılması gereken 20 şeyi keşfederseniz, bunları listelerinize ekleyin ve bunları hemen şimdi değil, hafta içinde yapın.
Haftalık İncelemeye Eğlenceli Görev Yaklaşımı
Funtasking, Amaç Çarkı aracılığıyla haftalık inceleme düşüncesini temel tasarımına dahil eder. Yalnızca görevleri gözden geçirmek yerine, 8 temel alanda yaşam dengenizi gözden geçirirsiniz:
- Kariyer: İş nasıl gitti? Neye dikkat edilmesi gerekiyor?
- Sağlık: Egzersiz yaptım mı? İyi uykular? İyi yemek mi?
- İlişkiler: Önemli insanlarla kaliteli zaman geçirdim mi?
- Finans: Doğru yolda mıyım? Herhangi bir işlem yapılması gerekiyor mu?
- Kişisel Gelişim: Bir şey öğrendim mi? Becerilerde ilerleme kaydettiniz mi?
- Eğlence/Rekreasyon: Bu hafta gerçekten eğlendim mi?
- Çevre: Alanım beni destekliyor mu?
- Katkı: Herhangi bir şekilde geri verdim mi?
Bu daha geniş bakış açısı, diğer her şey dağılırken işyerinde "üretken" bir hafta geçirme tuzağının önüne geçer. Funtasking'in nazik yaklaşımı aynı zamanda daha az dikkat çeken alanlar hakkında kendinizi suçlu hissetmeyeceğiniz anlamına da gelir; yalnızca bunları fark edersiniz ve gelecek haftaya uyum sağlarsınız.
Haftalık İnceleme Şablonu (30 Dakikalık Versiyon)
Hızlı Haftalık İnceleme Kontrol Listesi
- Gelen kutularını temizle (e-posta, fiziksel, notlar) - 10 dk
- Takvimi inceleyin (geçen hafta takipler için, gelecek hafta hazırlık için) - 5 dk
- Görev listelerini gözden geçirin (bittiyi işaretleyin, yenisini ekleyin, eski olanı kaldırın) - 5 dk
- Projeleri inceleyin (her birinin bir sonraki eylemi olduğundan emin olun) - 5 dk
- İlk 3 önceliği belirleyin gelecek hafta için - 3 dk
- Bir galibiyete dikkat edin geçen haftadan itibaren - 2 dk
Haftalık İncelemeleri Kolaylaştırın
Eğlenceli görevler, yaşam dengesini izlemenize yardımcı olur, böylece haftalık incelemeniz resmin tamamını kapsar.
Funtasking'i Ücretsiz Deneyin
İlgili Makaleler
