David Allen, auteur van 'Getting Things Done', noemt de wekelijkse recensie de 'kritieke succesfactor' voor GTD. Hij overdrijft niet. Sla het een paar weken over en zie hoe uw systeem uit elkaar valt.
Maar hier is het probleem: de meeste mensen vinden de wekelijkse recensie overweldigend. Ze slaan het over omdat het als een hele klus voelt. Deze gids laat u zien hoe u dit efficiënt kunt doen en er zelfs iets van kunt maken waar u naar uitkijkt.
Wat is een wekelijkse beoordeling? Het is een speciale tijd (30-90 minuten) om even afstand te nemen van de dagelijkse drukte, de afgelopen week te bekijken, uw mentale en fysieke inbox leeg te maken, uw taaksysteem bij te werken en plannen te maken voor de komende week. Zie het als onderhoud voor je hersenen.
Waarom de wekelijkse recensie ertoe doet
Zonder regelmatige beoordelingen gebeuren er verschillende dingen:
- Taken vallen door de kieren. Dat ding dat je wilde doen? Ergens in een willekeurige notitie vergeten.
- Projecten lopen vast. Zonder de voortgang te controleren, verliezen projecten hun momentum zonder dat u het merkt.
- Stress bouwt zich op. Dat vage gevoel van ‘ik vergeet iets’ gaat nooit weg.
- Uw systeem wordt niet meer vertrouwd. Als u uw lijsten niet vertrouwt, gebruikt u ze niet meer.
De wekelijkse beoordeling lost dit allemaal op. Het is de resetknop die ervoor zorgt dat alles blijft werken.
De drie fasen van wekelijkse evaluatie
David Allen verdeelt de wekelijkse recensie in drie fasen: Get Clear, Get Current en Get Creative. Hier ziet u hoe elk werkt.
Fase 1
Wees duidelijk
15-20 minuten
Deze fase gaat over het vastleggen van alles wat onopgevangen rondzweeft en het verwerken ervan in uw systeem.
1. Verzamel losse papieren en materialen
Verzamel al die plaknotities, bonnen, visitekaartjes en willekeurige restjes op één stapel. Plaats ze in uw fysieke inbox.
2. Verwerk uw inboxen tot nul
Blader door uw e-mailinbox, fysieke inbox en andere inboxen (Slack, notities-app, enz.). Bepaal voor elk item:
- Is het uitvoerbaar? Zo ja, doe het dan (minder dan 2 minuten), delegeer het of voeg het toe aan uw takenlijst
- Is het een referentie? Fileer het
- Is het afval? Verwijder het
3. Maak je hoofd leeg
Doe een braindump. Wat knaagt er aan je? Wat heb je tegen iemand gezegd dat je zou doen? Waar denk je aan dat nog niet is vastgelegd? Schrijf het allemaal op en verwerk elk item.
Fase 2
Krijg actueel
20-30 minuten
Deze fase zorgt ervoor dat al uw lijsten en systemen up-to-date zijn en dat er niets is geslopen.
1. Controleer uw agenda
Afgelopen week: Heeft iets tot nieuwe acties geleid? Moet u vergaderingen opvolgen?
Komende weken: Wat staat er aan de horizon? Welk voorbereidend werk is nodig?
2. Controleer uw actielijsten
Doorloop elke lijst (volgende acties, wachten op, ooit/misschien). Vink af wat er is gedaan. Verwijder wat niet langer relevant is. Voeg toe wat er ontbreekt.
3. Bekijk uw projectenlijst
Vraag voor elk actief project: Wat is de volgende actie? Is dit project nog relevant? Zit het vast? Elk project heeft minimaal één duidelijke vervolgactie nodig.
4. Controleer uw wachtlijst
Waar wacht je nog op van anderen? Heeft er iets een vervolg nodig? Voeg waar nodig vervolgacties toe.
Fase 3
Wees creatief
10-15 minuten
Deze fase tilt je perspectief van taken naar het grotere geheel.
1. Bekijk uw doelen en visie
Kijk naar uw doelstellingen voor één jaar, drie jaar of de langere termijn. Brengen uw huidige projecten en acties u in de richting daarvan?
2. Bekijk de ooit/misschien-lijst
Is er iets dat u nu wilt activeren? Iets dat verwijderd moet worden?
3. Wees creatief en moedig
Zijn er nieuwe ideeën om vast te leggen? Projecten die je hebt vermeden? Dromen die je niet hebt erkend?
Wekelijkse beoordelingsvragen
Gebruik deze vragen als leidraad voor uw beoordeling:
Reflectievragen (terugkijken)
- Wat werkte deze week goed?
- Wat ging niet zoals gepland? Waarom?
- Wat heb ik geleerd?
- Waar ben ik trots op?
- Wat zou ik anders doen?
Planningsvragen (vooruitkijken)
- Wat zijn mijn top 3 prioriteiten voor volgende week?
- Wat zou deze prioriteiten in de weg kunnen staan?
- Wat kan ik doen om volgende week makkelijker te maken?
- Waar kijk ik naar uit?
- Waar moet ik nee tegen zeggen?
Vragen over levensbalans
- Hoe heb ik het gedaan op alle levensgebieden (werk, gezondheid, relaties, etc.)?
- Welke gebieden hebben volgende week meer aandacht nodig?
- Stuit ik ergens op een burn-out af?
- Wat zou mij een evenwichtiger gevoel geven?
Wanneer moet u uw wekelijkse beoordeling doen?
Er bestaat geen ‘juiste’ tijd, maar veel voorkomende keuzes zijn:
- Vrijdagmiddag: Sluit de werkweek af met een heldere geest. Begin het weekend zonder dat de losse eindjes je lastig vallen.
- Zondagavond: Bereid je voor op maandag, zodat je aan de slag kunt. Populaire keuze voor velen.
- zaterdagochtend: Gebruik de rust van het vroege weekend om na te denken. Goed als het werk vrijdagavond uitloopt.
Pro-tip: Blokkeer het in uw agenda als een terugkerend evenement. Beschouw het als niet-onderhandelbaar zoals een doktersafspraak. Als je ‘het doet wanneer je tijd hebt’, zul je nooit tijd hebben.
Het wekelijkse overzicht plezierig maken
Als uw wekelijkse beoordeling een hele klus is, slaat u deze over. Zo kun je er iets van maken waar je naar uitkijkt:
1. Creëer een ritueel
Ga naar je favoriete koffietentje. Zet specifieke muziek op. Maak een speciaal drankje. Het ritueel roept positieve associaties op.
2. Houd het kort
Een wekelijkse beoordeling van 30 minuten is beter dan een beoordeling van 2 uur die u overslaat. Begin met de essentie en breid deze alleen uit als dat nodig is.
3. Sluit af met iets positiefs
Vier overwinningen van de afgelopen week. Noteer waar je dankbaar voor bent. Beëindig de recensie met een goed gevoel, zonder stress.
4. Gebruik een sjabloon of checklist
Vind het proces niet elke keer opnieuw uit. Gebruik een checklist (zoals de bovenstaande stappen), zodat u er efficiënt doorheen kunt gaan.
Veelgemaakte fout: Ik probeer te veel te doen tijdens de beoordeling. De wekelijkse beoordeling is bedoeld voor beoordeling en planning, niet voor het uitvoeren van al uw taken. Als je twintig dingen ontdekt die gedaan moeten worden, voeg ze dan toe aan je lijstjes en doe ze doordeweeks, niet nu meteen.
De leuke benadering van wekelijkse beoordeling
Funtasking bouwt het wekelijkse beoordelingsdenken op in het kernontwerp via het Purpose Wheel. In plaats van alleen taken te beoordelen, beoordeelt u uw levensbalans op 8 belangrijke gebieden:
- carrière: Hoe ging het werk? Wat heeft aandacht nodig?
- Gezondheid: Heb ik gesport? Welterusten? Goed eten?
- Relaties: Heb ik quality time doorgebracht met mensen die er toe doen?
- Financiën: Ben ik op koers? Zijn er acties nodig?
- Persoonlijke groei: Heb ik iets geleerd? Vooruitgang boeken op het gebied van vaardigheden?
- Plezier/recreatie: Heb ik eigenlijk genoten deze week?
- Omgeving: Ondersteunt mijn ruimte mij?
- Bijdrage: Heb ik op een of andere manier iets teruggegeven?
Deze bredere visie voorkomt de gebruikelijke valkuil van een ‘productieve’ week op het werk terwijl al het andere in duigen valt. De zachte aanpak van Funtasking betekent ook dat je je niet schuldig voelt over gebieden die minder aandacht hebben gekregen; je merkt ze gewoon op en past je aan voor volgende week.
Wekelijkse beoordelingssjabloon (versie van 30 minuten)
Snelle wekelijkse controlechecklist
- Postvakken IN leegmaken (e-mail, fysiek, notities) - 10 min
- Bekijk de kalender (afgelopen week voor follow-ups, volgende week voor voorbereiding) - 5 minuten
- Takenlijsten bekijken (afvinken klaar, nieuwe toevoegen, oude verwijderen) - 5 minuten
- Beoordeel projecten (zorg ervoor dat iedereen een volgende actie heeft) - 5 min
- Identificeer de top 3 prioriteiten voor volgende week - 3 min
- Let op één overwinning van de afgelopen week - 2 min
Maak wekelijkse beoordelingen eenvoudiger
Met Funtasking kun je de levensbalans bijhouden, zodat je wekelijkse overzicht het hele plaatje bestrijkt.
Probeer Funtasking gratis
Gerelateerde artikelen
