David Allen, penulis "Getting Things Done," menyebut tinjauan mingguan sebagai "faktor penentu keberhasilan" untuk GTD. Dia tidak melebih-lebihkan. Lewati selama beberapa minggu dan lihat sistem Anda berantakan.
Tapi inilah masalahnya: kebanyakan orang menganggap ulasan mingguan itu berlebihan. Mereka melewatkannya karena terasa seperti sebuah tugas. Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda cara melakukannya secara efisien dan bahkan menjadikannya sesuatu yang Anda nantikan.
Apa itu ulasan mingguan? Ini adalah waktu khusus (30-90 menit) untuk mundur dari kesibukan sehari-hari, meninjau ulang minggu lalu, menjernihkan pikiran mental dan fisik Anda, memperbarui sistem tugas Anda, dan membuat rencana untuk minggu depan. Anggap saja sebagai pemeliharaan otak Anda.
Mengapa Tinjauan Mingguan Penting
Tanpa peninjauan rutin, beberapa hal akan terjadi:
- Tugas gagal. Hal yang ingin kamu lakukan? Lupa dalam catatan acak di suatu tempat.
- Proyek terhenti. Tanpa memeriksa kemajuan, proyek kehilangan momentum tanpa Anda sadari.
- Stres meningkat. Perasaan samar-samar seperti "Saya melupakan sesuatu" tidak pernah hilang.
- Sistem Anda menjadi tidak tepercaya. Jika Anda tidak mempercayai daftar Anda, Anda berhenti menggunakannya.
Tinjauan mingguan memperbaiki semua ini. Itu adalah tombol reset yang membuat semuanya tetap berfungsi.
Tiga Fase Tinjauan Mingguan
David Allen membagi tinjauan mingguan menjadi tiga fase: Menjadi Jelas, Menjadi Terkini, dan Menjadi Kreatif. Begini cara kerjanya masing-masing.
Fase 1
Dapatkan Jelas
15-20 menit
Fase ini adalah tentang menangkap segala sesuatu yang belum ditangkap dan memprosesnya ke dalam sistem Anda.
1. Kumpulkan kertas dan bahan yang lepas
Kumpulkan semua catatan tempel, kwitansi, kartu nama, dan potongan acak ke dalam satu tumpukan. Taruh di kotak masuk fisik Anda.
2. Proses kotak masuk Anda ke nol
Buka kotak masuk email Anda, kotak masuk fisik, dan kotak masuk lainnya (Slack, aplikasi catatan, dll.). Untuk setiap item, putuskan:
- Apakah ini bisa ditindaklanjuti? Jika ya, lakukan (kurang dari 2 menit), delegasikan, atau tambahkan ke daftar tugas Anda
- Apakah itu referensi? Ajukan itu
- Apakah itu sampah? Hapus itu
3. Kosongkan kepala Anda
Lakukan brain dump. Apa yang mengganggumu? Apa yang kamu katakan pada seseorang yang akan kamu lakukan? Apa yang ada di pikiranmu yang belum terekam? Tuliskan semuanya dan proses setiap item.
Fase 2
Dapatkan Terkini
20-30 menit
Fase ini memastikan semua daftar dan sistem Anda mutakhir dan tidak ada yang terlewat.
1. Tinjau kalender Anda
Minggu lalu: Apakah ada yang menciptakan tindakan baru? Apakah Anda perlu menindaklanjuti rapat?
Beberapa minggu mendatang: Apa yang akan terjadi? Pekerjaan persiapan apa yang diperlukan?
2. Tinjau daftar tindakan Anda
Periksa setiap daftar (tindakan selanjutnya, menunggu, suatu hari nanti/mungkin). Periksa apa yang telah dilakukan. Hapus apa yang tidak lagi relevan. Tambahkan apa yang hilang.
3. Tinjau daftar proyek Anda
Untuk setiap proyek yang aktif, tanyakan: Apa tindakan selanjutnya? Apakah proyek ini masih relevan? Apakah macet? Setiap proyek memerlukan setidaknya satu tindakan selanjutnya yang jelas.
4. Tinjau daftar tunggu Anda
Apa yang Anda tunggu dari orang lain? Apakah ada yang memerlukan tindak lanjut? Tambahkan tindakan tindak lanjut jika diperlukan.
Fase 3
Jadilah Kreatif
10-15 menit
Fase ini mengangkat perspektif Anda dari tugas ke gambaran yang lebih besar.
1. Tinjau tujuan dan visi Anda
Lihatlah tujuan jangka 1 tahun, 3 tahun, atau jangka panjang Anda. Apakah proyek dan tindakan Anda saat ini menggerakkan Anda menuju tujuan tersebut?
2. Tinjau suatu hari nanti/mungkin daftar
Apakah ada sesuatu yang siap Anda aktifkan? Adakah yang harus dihapus?
3. Jadilah kreatif dan berani
Apakah ada ide baru untuk ditangkap? Proyek yang selama ini Anda hindari? Mimpi yang belum kamu sadari?
Pertanyaan Tinjauan Mingguan
Gunakan pertanyaan berikut untuk memandu ulasan Anda:
Pertanyaan Refleksi (Melihat ke Belakang)
- Apa yang berhasil dengan baik minggu ini?
- Apa yang tidak berjalan sesuai rencana? Mengapa?
- Apa yang saya pelajari?
- Apa yang saya banggakan?
- Apa yang akan saya lakukan secara berbeda?
Pertanyaan Perencanaan (Menantikan)
- Apa 3 prioritas utama saya untuk minggu depan?
- Apa yang mungkin menghalangi prioritas tersebut?
- Apa yang bisa saya lakukan untuk membuat minggu depan lebih mudah?
- Apa yang saya nantikan?
- Apa yang perlu saya katakan tidak?
Pertanyaan Keseimbangan Hidup
- Bagaimana kinerja saya di semua bidang kehidupan (pekerjaan, kesehatan, hubungan, dll.)?
- Area mana yang memerlukan perhatian lebih minggu depan?
- Apakah saya sedang menuju kejenuhan di suatu tempat?
- Apa yang membuat saya merasa lebih seimbang?
Kapan Melakukan Tinjauan Mingguan Anda
Tidak ada waktu yang "tepat", namun pilihan yang umum adalah:
- Jumat sore: Tutup minggu kerja dengan pikiran jernih. Mulailah akhir pekan tanpa hal-hal yang mengganggu Anda.
- Minggu malam: Bersiaplah untuk hari Senin agar Anda dapat mulai bekerja. Pilihan populer bagi banyak orang.
- Sabtu pagi: Manfaatkan ketenangan awal akhir pekan untuk merenung. Bagus jika pekerjaan berlanjut hingga Jumat malam.
Kiat profesional: Blokir acara tersebut di kalender Anda sebagai acara rutin. Perlakukan hal ini sebagai hal yang tidak dapat dinegosiasikan seperti janji temu dengan dokter. Jika Anda "melakukannya saat Anda punya waktu", Anda tidak akan pernah punya waktu.
Membuat Ulasan Mingguan Menyenangkan
Jika ulasan mingguan Anda terasa seperti sebuah tugas, Anda akan melewatkannya. Berikut cara menjadikannya sesuatu yang Anda nantikan:
1. Buatlah sebuah ritual
Pergilah ke kedai kopi favoritmu. Putar musik tertentu. Buatlah minuman khusus. Ritual tersebut menciptakan asosiasi positif.
2. Tetap singkat
Tinjauan 30 menit yang dilakukan setiap minggu mengalahkan ulasan 2 jam yang Anda lewati. Mulailah dengan hal-hal penting dan kembangkan hanya jika diperlukan.
3. Akhiri dengan sesuatu yang positif
Rayakan kemenangan dari minggu lalu. Catat apa yang Anda syukuri. Akhiri ulasan dengan perasaan baik, bukan stres.
4. Gunakan templat atau daftar periksa
Jangan menemukan kembali proses setiap saat. Gunakan daftar periksa (seperti langkah-langkah di atas) sehingga Anda dapat melewatinya secara efisien.
Kesalahan umum: Mencoba melakukan terlalu banyak selama peninjauan. Tinjauan mingguan adalah untuk meninjau dan merencanakan, bukan untuk melakukan semua tugas Anda. Jika Anda menemukan 20 hal yang perlu dilakukan, tambahkan ke daftar Anda dan lakukan selama seminggu, bukan sekarang.
Pendekatan Funtasking untuk Tinjauan Mingguan
Funtasking membangun pemikiran tinjauan mingguan ke dalam desain intinya melalui Roda Tujuan. Daripada hanya meninjau tugas, Anda meninjau keseimbangan hidup Anda di 8 bidang utama:
- Karir: Bagaimana pekerjaannya? Apa yang perlu diperhatikan?
- Kesehatan: Apakah saya berolahraga? Tidur nyenyak? Makan enak?
- Hubungan: Apakah saya menghabiskan waktu berkualitas dengan orang-orang penting?
- Keuangan: Apakah saya berada di jalur yang benar? Adakah tindakan yang diperlukan?
- Pertumbuhan Pribadi: Apakah saya mempelajari sesuatu? Membuat kemajuan dalam keterampilan?
- Kesenangan/Rekreasi: Apakah saya benar-benar bersenang-senang minggu ini?
- Lingkungan: Apakah ruang saya mendukung saya?
- Kontribusi: Apakah saya membalasnya dengan cara apa pun?
Pandangan yang lebih luas ini mencegah jebakan umum yaitu menjalani minggu yang "produktif" di tempat kerja sementara segala sesuatunya berantakan. Pendekatan Funtasking yang lembut juga berarti Anda tidak merasa bersalah tentang area yang kurang mendapat perhatian - Anda cukup memperhatikannya dan menyesuaikannya untuk minggu depan.
Templat Tinjauan Mingguan (Versi 30 Menit)
Daftar Periksa Tinjauan Mingguan Cepat
- Hapus kotak masuk (email, fisik, catatan) - 10 menit
- Tinjau kalender (minggu lalu untuk tindak lanjut, minggu depan untuk persiapan) - 5 menit
- Tinjau daftar tugas (centang selesai, tambahkan baru, hapus basi) - 5 menit
- Tinjau proyek (pastikan masing-masing memiliki tindakan selanjutnya) - 5 menit
- Identifikasi 3 prioritas teratas untuk minggu depan - 3 menit
- Catat satu kemenangan dari minggu lalu - 2 menit
Jadikan Ulasan Mingguan Lebih Mudah
Funtasking membantu Anda melacak keseimbangan hidup sehingga ulasan mingguan Anda mencakup keseluruhan gambaran.
Coba Funtasking Gratis
Artikel Terkait
